Episode : ORGANIZACION, DIRECCION Y CONTROL

00:00:00 - Hola, hola, es día de hoy, les vengo a hablar sobre algunos temas de administración.

00:00:07 - Bueno, el día de hoy hablaremos sobre la organización, los sus conceptos y pues la importancia que hay. Bueno, primero que nada, que es la organización. La organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la coordinación tradicional de las actividades mientras la determinación de las jerarquías, disposiciones, correlaciones y agrupaciones de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

00:00:42 - Dentro de la organización vemos la importancia, y su importancia es que el propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinación y optimizar funciones y y recursos o nuestras palabras, lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción del cliente. En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa, así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo.

00:01:23 - La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientes con un mínimo de esfuerzo, reduce los costos e incrementa la productividad, reduce o elimina la duplicidad, establece la arquitectura de la empresa y simplifica el trabajo.

00:01:45 - Dentro de la organización vemos sus elementos que es la estructura, la coordinación, la agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. La misión de la organización es todas y cada una de las actividades establecidas deben servir para lograr la misión de la organización, la existencia de un puesto o de una función, solo es justificable si es útil para alcanzar los objetivos y la misión. También vemos la duplicidad, duplicación, perdón, la especialización, la jerarquía y paridad de autoridad y responsabilidad.

00:02:34 - También vemos unidad de mando, difusión, amplitud o tramo de control de la coordinación y adecuación son parte de la organización.

00:02:56 - Los sistemas de organización se refieren a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructura organizacionales que se pueden implementar en una empresa. La determinación de la clase de organización o estructura más adecuada depende de factores tales como el giro de magnitud, características, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción de la empresa. Los tipos de estructura más comunes son lineal o limitada, lineal funcional está por comité multidivisionalidad, holding, matricial, transancionales o globales.

00:03:46 - El proceso de la organización está constituido por las siguientes etapas, la coordinación y la división del trabajo. En qué consiste la división del trabajo?

00:03:57 - Consiste en la delimitación de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor precisión eficacia y especificarización para simplificar los procesos y el trabajo.

00:04:09 - Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las siguientes etapas, describir los procesos, definir, clasificar, establecer y definir los microprocesos,

00:04:24 - La jerarquización, la jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa estableciendo centros de autoridad y comunicación que se relacionan entre sí con precisión.

00:04:39 - La departamentación se logra mediante una división orgánica que permita la empresa desempeñar con eficiencia sus diferentes actividades.

00:04:51 - La coordinación es el proceso de sincronización y harmonizar las actividades para realizar con la oportunidad y calidad de requerida.

00:05:04 - La organización se clasifica en técnicas cualitativas y constativas. Las cualitativas son las manuales, los diagramas, los organigramas, los cuadros de distribución de actividades y las cuatitativas son tiempos y movimientos, ingeniería de métodos y muestreo de trabajo.

00:05:28 - También dentro de la organización vemos el organigrama, que más que nada son conocidos también como gráficos de organización o cartas de organización. Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existente dentro de ellas. Su importancia de los organigramas constituyen una fuente autorizada de consulta con fines informativos, indican la relación de jerarquía, facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relación dentro de la organización, representan las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

00:06:21 - Las formas en que se pueden representar los organigramas son de forma vertical en la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo y horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. El mixto se utiliza por razones de espacios tanto el horizontal como el vertical y también el círculo donde los niveles jerárquicos quedan determinados dentro del centro hacia la perifería. La clasificación de los organigramas es por su objetivo, por su área y por su contenido. Dentro de los organigramos vemos que se se clasifican por su objetivo y en estos se encuentran igual clasificadas por estructurales o funcionales, por su área se encuentran en generales y departamentales y por su contenido se clasifican en esquemático y analítico. Bueno, eso es todo lo que abarca la organización, tocaremos el tema de dirección. En ella veremos el concepto y la importancia de la dirección, primero que nada que es la dirección. La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo. Sus principales principios de la direcciones, resolución del conflicto, aprovechamiento del conflicto, impersonalidad de mando, coordinación de intereses y de la vía jerárquica. Ahora, ¿qué es la integración? La integración es el proceso por el medio del cual se eligen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones. Los principios de integración son prohibición de elementos necesarios, calidad de los proveedores, el hombre adecuado para el puesto adecuado. Las etapas o elementos de la dirección son suma de decisiones, motivación, comunicación y liderazgo. Ahora veremos que es la toma de decisiones. La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional mediante el cual se selecciona entre varias alternativas el curso de opción óptimo, el proceso de la toma de decisión consiste en definir el problema, número dos, determinación de alternativas y selección, y número tres, implementación, y número cuatro, evaluación de los resultados.

técnicas para la toma de decisión son la técnica herramienta las que pueda auxiliar el directivo para la toma de decisión pueden ser las siguientes cualitativas cuando la base cuando se basan en el criterio la experiencia y las habilidades que quieren la toma, cuantitativas que utilizan métodos matemáticas, estadísticos y de ingeniería económica. Bueno, después de ver todo sobre la toma de decisiones, ahora vamos a ver qué es motivación, qué es más que nada uno de los conceptos más agregados a la dirección. La motivación es una de las funciones más importantes de la dirección pues por este medio de estas se logra que los empleos trabajen por responsabilidad y agrado de acuerdo con los estándares o patrones establecidos. Ya vimos que es motivación, ahora yo les voy a decir que es motivación de grupo. Un grupo de trabajo es una reunión de varias personas que trabajan en una organización y eso es básicamente la motivación del grupo. Varios autores establecen que para motivar un grupo es necesario considerar ciertos factores tales como espíritu de equipo, identificación con los adjetivos de la organización, practicar la administración por participación, establecimiento de relaciones sumadas adecuadas y eliminación de prácticas no motivadoras. Creo que la motivación es muy importante ya que entre más nos motive más nosotros vamos a lograr muchas metas cuando una persona no se siente motivada a veces hasta se aburre de lo que hace y cuando pasa eso la empresa no logra su objetivo creo que también para poder crecer en una empresa o o tener este buen historial necesitamos trabajar en lo que más queremos. Cuando nosotros trabajamos en lo que más queremos, creo que es la motivación más grande que sentimos. Bueno, dejando de lado la motivación, alaremos sobre la comunicación.

00:11:30 - La comunicación puede ser definida como proceso mediante el cual se transmite y recibe información.

00:11:37 - La comunicación comprende múltiples interacciones que abarcan desde la conversión telefónica, informales hasta los sistemas de informáticos más complejos.

00:11:46 - Los elementos de la comunicación son emisor, que es la fuente que origina la información, el receptor es el elemento que recibe la información y el transmisor es el medio por el cual influye la comunicación. Existen diversos tipos de comunicación, la cual es la formal, la informal, la vertical, la horizontal, la descendente, ascendente, verbal, escrita y no verbal. Dentro de la comunicación vemos varios requisitos los cuales son claridad, inseguridad, aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, moderación y difusión. Después de comunicación vamos a ver qué es el liderazgo. El liderazgo es la capacidad de influir y un grupo hacia el logro de una visión. Las características de un buen líder son visión, sencilleza y humildad, espíritu de logro, compromiso, optimismo, sentido común, iniciativa y creatividad, y seguridad en sí mismo. Creo que para ser un buen líder, estos características son muy buenas ya que un líder no se debe de sentir superior a los demás ya que tanto él como los otros equipos de trabajo se necesitan del uno al otro. Cuando un líder se se siente superior a sus empleados hace que la empresa vaya decayendo, ya que cuando un líder trata mal a sus empleados, los trata mal, los humilla o así, o más que nada los poner a trabajar de más es cuando vemos que la empresa va quebrando porque cuando no hay unión no hay aprovechamiento tenemos que estar muy presente tenemos que tener muy presente que al ser nosotros líder llevamos una gran responsabilidad ya que cuando nosotros sacamos un buen trabajo habla por sí sola la empresa y con esto cerramos el tema sobre dirección. Ahora vamos a hablar de nuestro último tema a tratar el día de hoy que es nada más y nada menos que evaluación y control.

00:14:26 - Bueno, evaluación al control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa. El control es de vital importancia, dado que sirve para comprobar la efectividad de la gestión, promueve el aseguramiento de la calidad, protección de los activos de la empresa, garantiza el cumplimiento de los planes, establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo. A través de este se detectan y analizan las causas que origina las desviaciones para evitar que se repitan y es el funcionamiento para el proceso de planeación, el proceso de control va más que nada a establecer establecimiento de estándares, medición y detención de desviaciones, corrección, retroalimentación y por último el control. Un estándar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve como patrón para efectuar el control. Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el el desempeño real y el estándar. La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con relaciones a los estándares o indicadores.

00:16:01 - La retroinformación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo para prever los posibles existencias de fallas y errores. Las técnicas de control aplican en todas las áreas funcionales de la empresa, una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permite que las diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evalúen las ejecuciones tanto en nivel genético como específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria. Tenemos, ¿cuáles son los tipos de control?

los tipos de control son la preliminar, que es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades, con ruentes se ejecuta de manera simultánea a la realización de actividades como un proceso continuo y posterior se aplica después de haber realizado las actividades. Los sistemas del control son para establecer, contar con adjetivos y estándares e indicadores, capacidad de personal para comprender y aplique los controles, evaluar la efectividad de los controles. Algunos de los sistemas de control más usales son reportes e informes, sistemas de información y formas. Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

00:17:40 - Ahora, vamos a ver qué son las auditorías. La auditoría es la revisión sistemática de los resultados de la empresa. Esto puede ser contable y administrativo.

00:17:55 - Mediante la auditoría administrativa se establecen métodos que permiten evaluar el cumplimiento del proceso administrativo con los objetivos de alcanzar una mayor eficiencia en las áreas y por ende en la consecución de sus objetivos, mientras que en la auditoria contable tiene como función primordial y terminar si la información financiera presente fide díginamente la información de la empresa y si los resultados que presentan son auténticos. Y por último tenemos los indicadores, los indicadores de actuación o estándares son un patrón para evaluar los resultados.

00:18:34 - La efectividad del control está en una relación directa con la precisión de los indicadores, ya que en estos permite la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizar errores y consecuentes, evitando pérdidas de tiempo y dinero independientemente del tamaño de la empresa.

00:18:53 - Dentro de ellos vemos los indicados índices generales financieros, en los cuales tenemos activo circulante, obligaciones a corto plazo, capital contable, activo fijo, capital contable, obligaciones totales, ventas netas, cuentas por cobrar, ventas netas inventario, ventas netas activo fijo, ventas netas y capital contable. Y en los indicadores financieros vemos en el lugar número uno, liquidez en relación de la estructura, los cuales llevan por ende capital contable y activo fijo. En el número dos, grado de autofinanzamiento, los cuales conlleva a las reservas de capital y capital sensible.

00:19:43 - En el número tres vemos dependencia bancaria, de los cuales hablamos de créditos bancarios y activos totales. En el número 4 vemos movilidad del activo circulante y en ella vemos activo circulante y capital contable. En el número 5 movilidad de los inventarios y vemos inventario y capital contable. Y en el número 6 rendimiento del activo total en donde utilizamos la utilidad neta que son los intereses pagados y el activo total los principios del control son el equilibrio los indicadores, oportunidad, desviaciones, costeabilidad, excepción y función controlada.

00:20:33 - Sus principios del control son el equilibrio, los indicadores y los estándares, oportunidad desviaciones, con teabilidad, excepción y función controlada, las técnicas cualitativas son los sistemas de información y formatos y reportes. Y en técnicas cualitativas, esta ingeniería financiera, indicadores de productividad y desempeño, ingeniería económica, estándares, análisis financiero, indicadores. Bueno, por mi parte ha sido todo, espero que hayan entendido estos tres temas sobre la organización, la dirección y el control, ya que son muy importantes dentro de la administración en general, en una empresa, en un trabajo, lo mismo obviamente pero espero que me hayan entendido me trabo mucho pero pues así se me traba la lengua como muchos y bueno pues muchísimas gracias por oírme adiós